Riunioni virtuali: la soluzione a tanti problemi



In una grande campagna pubblica, la KLM Royal Dutch Airlines ha iniziato a chiedere ai passeggeri di pensare due volte al volo, il che ha un enorme impatto sull'ambiente. Crestron, fornitore di tecnologia sul posto di lavoro, sostiene completamente questo messaggio. 

Molti membri della comunità imprenditoriale volano regolarmente per partecipare alle riunioni di lavoro e, con i viaggi aerei che attualmente rappresentano circa il 5% delle emissioni mondiali di anidride carbonica, è importante trovare una soluzione per ridurre al minimo la quantità di persone che volano. 

Con gli effetti devastanti di un viaggio così intenso, una soluzione per questi uomini d'affari potrebbe essere quella di partecipare alle riunioni al telefono. Tuttavia, quando si contribuisce attraverso solo un flusso audio, i partecipanti alla riunione possono perdere gli spunti non verbali cruciali visualizzati attraverso il linguaggio del corpo. Inoltre, sappiamo tutti quanto sia più semplice collaborare a un documento quando tutti guardano la stessa cosa, piuttosto che avere diverse versioni in circolazione e perdere traccia del documento finale. 

Non c'è da stupirsi che un terzo degli incontri di oggi siano virtuali e questo numero è in aumento. Tuttavia, l'85% delle sale riunioni aziendali non è ancora abilitato per i video. Per molto tempo, potremmo dare la colpa a una connessione Internet inaffidabile e ai costosi costi di avvio, ma gli investimenti continui hanno reso Internet più veloce e stabile, mentre le soluzioni basate su cloud hanno reso gli investimenti hardware più convenienti. Di conseguenza, è tempo di esaminare il nocciolo della questione. 

Sebbene molti prodotti audiovisivi necessari per le riunioni virtuali siano affidabili e funzionino bene, spesso causano più problemi per il responsabile IT rispetto a quelli che risolvono. Spesso non sono scalabili, richiedono molto impegno per la distribuzione e offrono un'esperienza utente diversa in ogni sala riunioni. Invece della tecnologia che lavora per l'utente come dovrebbe, l'utente deve lavorare sodo per ottenere qualsiasi beneficio dalla soluzione.  

Di conseguenza, un responsabile IT in genere affronta 447 incidenti con la tecnologia della sala riunioni ogni anno, percorrendo oltre 41 chilometri per affrontarli. Non sorprende che ciò sprechi una notevole quantità di tempo e denaro dell'azienda. 

Di conseguenza, la tecnologia si sta evolvendo per fornire un'esperienza utente utile e scalabile, passando da un dispositivo specifico in ogni sala riunioni a una soluzione di videoconferenza basata su cloud. L'internet rivoluzionaria delle piattaforme di distribuzione e gestione basate sulle cose riduce drasticamente i tempi di installazione, semplifica e accelera la configurazione e gli aggiornamenti, consente il monitoraggio remoto e raccoglie dati per ottimizzare lo spazio e la tecnologia. In definitiva, la tecnologia sta finalmente supportando il modo in cui le persone lavorano. 

Crestron XiO Cloud, ad esempio, consente agli utenti di effettuare il provisioning di apparecchiature come telefoni (con o senza Skype for Business o integrazione di Microsoft Teams), dispositivi da tavolo e soundbar prima ancora di riceverlo. Il reparto IT deve solo collegare il materiale, dando loro più tempo per concentrarsi sulle loro attività principali. 

Ciò significa che le riunioni faccia a faccia sono un ricordo del passato? Ovviamente no. Ma mentre la conferenza virtuale potrebbe non essere in grado di sostituire l'edificio relazionale che si svolge durante le cene e le bevande dopo l'orario di chiusura, ha raggiunto un livello paragonabile a quello delle riunioni in loco. Quindi perché non gestire le prime fasi di un impegno o un progetto di persona e quindi pianificare virtualmente le riunioni di follow-up? O almeno, come consiglia KLM, perché non pensarci due volte prima di salire sull'aereo?


Stijn Ooms è il direttore tecnologico di Crestron Europe


fonte Therecord

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